Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Zespół Szkolno - Przedszkolny w Smołdzinie
System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

System eWrota

eWrota
BIPy jednostek organizacyjnych.

Zarządzenie Nr12/2013 Dyrektora Zespołu Szkolno - Przedszkolnego w Smołdzinie dnia 22 lipca 2013 roku w sprawie instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania

Zarządzenie Nr 12/2013

Dyrektora Zespołu Szkolno- Przedszkolnego w Smołdzinie

z dnia 22 lipca 2013 roku

w sprawie: instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania

Na podstawie Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2013r, poz.330) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240),ustawy z dnia 20 czerwca 1997 (Dz.U. 1997 roku nr 98 poz. 602)  prawo o ruchu drogowym (t.j Dz.U. 2012 poz. 1137 )

 

w celu ujednolicenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Ustalam instrukcję gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Zespole Szkolno- Przedszkolnym w Smołdzinie stanowiącą załącznik nr 1 do Zarządzenia.

2. Niniejsza instrukcja określa zasady ewidencjonowania, przechowywania i likwidowania wykorzystywanych w Zespole Szkolno- Przedszkolnym w Smołdzinie druków ścisłego zarachowania.

§ 2

Nadzór nad realizacją postanowień Zarządzenia sprawuje główny księgowy, sekretarz szkoły, kierownik administracyjno- gospodarczy, pedagog, intendent.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

                                                                                                                                                                  Dyrektor

                                                                                                                                                                Andrzej Zlot

 

                                                                                                                                             Załącznik nr 1

                                                                                                                                              do Zarządzenia Nr 12/2013

                                                                                                                                              Dyrektora Zespołu

                                                                                                                                             Szkolno- Przedszkolnego

                                                                                                                                             w Smołdzinie

Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania

§ 1

1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.

2. Druki ścisłego zarachowania podlegają ponumerowaniu, ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.

3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się:

Ø  gilosze,

Ø  legitymacje szkolne,

Ø  karty rowerowe,

Ø  arkusze spisu z natury,

Ø  czeki gotówkowe,

Ø  kwitariusze przychodowe K – 103 i K – 104,

Ø  kartoteki magazynowe,

Ø  legitymacje ubezpieczeniowe pracownicze,

Ø  legitymacje zniżkowe dla nauczycieli,

 

4. Gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzą:

1.      Księgowość

2.      Sekretariat

3.      Stołówka szkolna

4.      Pedagog

5.      Kadry

§ 2

1.      Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze druków ścisłego zarachowania.

2.      W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych, wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

3.      Dokładna ewidencja i kontrola obrotu drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

– przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu;

– bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapisów druków w księdze druków ścisłego zarachowania;

– oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

§ 3

1.      Jednostka zobowiązuje się umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

2.      Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w pomieszczeniu zamkniętym, w miarę możliwości, w kasie lub szafie metalowej pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników.

3.      Kierownicy komórek/jednostek organizacyjnych wykorzystujących druki ścisłego zarachowania są zobowiązani do:

– wyznaczenia pracowników obowiązanych do przechowywania, prowadzenia ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania,

– bieżącego kontrolowania stosowania przez pracowników zasad postępowania z drukami ścisłego zarachowania,

– zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przed kradzieżą druków ścisłego zarachowania.

4.      Wyznaczony pracownik jest odpowiedzialny za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania. Pracownik podpisuje oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do instrukcji.

§ 4

1.      Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się tak, aby każdy egzemplarz oznaczono kolejnym numerem ewidencyjnym.

2.      W przypadku druków broszurowych (w blokach), należy dodatkowo, na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni):

– numer kart bloku: od nr ……… do nr ………;

– liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz podpisem głównego księgowego i dyrektora zespołu.

3.      Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty numeruje się w momencie przyjęcia do magazynu i przychoduje w księdze druków ścisłego zarachowania.

4.      Na okładce wpisuje się ilość kart bloku.

5.       Po wyczerpaniu bloku, przy wydawaniu następnego, na okładce wpisuje się, w którym z nich druki zostały wykorzystane.

6.       Arkusze spisu z natury również traktowane są jako druk ścisłego zarachowania.

7.      Kwitariusze przychodowe, które posiadają numery nadane przez drukarnię, przychoduje się w momencie ich zakupu. Przed wydaniem muszą być poświadczone podpisem głównej księgowej i dyrektora zespołu.

8.      Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania prowadzi się odrębnie dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać: „księga zawiera … stron, słownie … kolejno ponumerowanych i zalakowanych przez osobę upoważnioną, to jest głównego księgowego lub jego zastępcy”.

9.      Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez kierownika komórki/jednostki o której mowa w § 1 ust. 4. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.

10.  Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po przedstawieniu zapotrzebowania.

11.  Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków i zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków.

12.   Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

– dla przychodu – kserokopia rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia,

– dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej dla odbioru druków.

13.  Zapisu w księdze druków ścisłego zarachowania dokonuje się czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.

14.  Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam”, wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowe, pozostawia się w bloku, a luźne druki przechowuje się w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

15.  Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. W każdym przypadku wydaje się tylko jeden bloczek.

16.  Zasady rozliczania druków ścisłego zarachowania w jednostce stanowi załącznik nr 2 do instrukcji.

§ 5

1.      Druki ścisłego zarachowania podlegają kontroli nie rzadziej niż raz w roku.

2.      Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności druków będących na stanie rzeczywistym ze stanem wykazanym w ewidencji druków.

3.      Kierowników komórek/jednostek organizacyjnych wymienionych w § 1 ust. 4 zobowiązuje się do kontroli nad właściwą ewidencją i rozliczaniem druków ścisłego zarachowania w podległych im jednostkach.

4.      Na dowód stwierdzenia zgodności stanu druków z ewidencją osoba dokonująca kontroli zamieszcza klauzulę o następującej treści: „stwierdza się zgodność stanu druków ścisłego zarachowania według stanu na dzień …………” oraz zamieszcza swój podpis i datę. Klauzulę umieszcza się na ostatniej stronie księgi druków ścisłego zarachowania. Na dzień kontroli wyprowadzony stan druków w księdze ewidencyjnej powinien być podkreślony czerwonym kolorem.

5.      Roczną kontrolę druków ścisłego zarachowania przeprowadza komisja inwentaryzacyjna, która jest zobowiązana ustalić stan faktyczny druków w składowaniu wraz ze stanem w księdze druków ścisłego zarachowania.

6.      Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. Wzór protokołu z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania stanowi załącznik nr 3 do instrukcji.

7.      W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo- odbiorczym.

§ 6

1.      W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania niezwłocznie przeprowadza się inwentaryzację druków i ustala liczbę oraz cechy (numery, serie, pieczęci) zaginionych druków.

2.      Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

– sporządzić protokół zaginięcia,

– w przypadku zaginięcia czeków, powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał,

– w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić policję.

3.      Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

– liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,

– dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub parafowanie druków numerowanych we własnym zakresie,

– symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,

– datę zaginięcia druków,

– okoliczności zaginięcia druków,

– miejsce zaginięcia druków,

– nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, numer domu) jednostki ewidencjonującej druki.

4.      W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania, należy sporządzić protokół, który przechowuje się w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

§ 7

1.      Likwidacja druków ścisłego zarachowania następuje komisyjnie w jednostce organizacyjnej, która je przechowuje.

2.       Komisję, kwalifikującą druki ścisłego zarachowania do likwidacji powołuje Dyrektor Zespołu na wniosek kierownika danej jednostki organizacyjnej.

3.      W skład komisji wchodzą 3 osoby, w tym obligatoryjnie pracownik archiwum.

4.      Fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania dokonuje się przez pocięcie na niszczarce i przekazanie na makulaturę.

5.      Wyżej wymieniona komisja zobowiązana jest sporządzić protokół likwidacji, który przechowuje się w jednostce organizacyjnej likwidującej druki. Wzór protokołu z likwidacji stanowi załącznik nr 4 do instrukcji.

6.      Likwidacja druków ścisłego zarachowania powinna odbywać się co najmniej 1 raz w roku.

 

§ 8

Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Andrzej Zlot 31-10-2013 21:43:29
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Andrzej Zlot 22-07-2013
Ostatnia aktualizacja: Andrzej Zlot 03-11-2013 11:41:53