Zarządzenie Nr12/2013 Dyrektora Zespołu Szkolno - Przedszkolnego w Smołdzinie dnia 22 lipca 2013 roku w sprawie instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania
Zarządzenie Nr 12/2013
Dyrektora Zespołu Szkolno- Przedszkolnego w Smołdzinie
z dnia 22 lipca 2013 roku
w sprawie: instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania
Na podstawie Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2013r, poz.330) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240),ustawy z dnia 20 czerwca 1997 (Dz.U. 1997 roku nr 98 poz. 602) prawo o ruchu drogowym (t.j Dz.U. 2012 poz. 1137 )
w celu ujednolicenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania zarządza się, co następuje:
§ 1
1. Ustalam instrukcję gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Zespole Szkolno- Przedszkolnym w Smołdzinie stanowiącą załącznik nr 1 do Zarządzenia.
2. Niniejsza instrukcja określa zasady ewidencjonowania, przechowywania i likwidowania wykorzystywanych w Zespole Szkolno- Przedszkolnym w Smołdzinie druków ścisłego zarachowania.
§ 2
Nadzór nad realizacją postanowień Zarządzenia sprawuje główny księgowy, sekretarz szkoły, kierownik administracyjno- gospodarczy, pedagog, intendent.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Dyrektor
Andrzej Zlot
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 12/2013
Dyrektora Zespołu
Szkolno- Przedszkolnego
w Smołdzinie
Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania
§ 1
1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.
2. Druki ścisłego zarachowania podlegają ponumerowaniu, ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.
3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
Ø gilosze,
Ø legitymacje szkolne,
Ø karty rowerowe,
Ø arkusze spisu z natury,
Ø czeki gotówkowe,
Ø kwitariusze przychodowe K – 103 i K – 104,
Ø kartoteki magazynowe,
Ø legitymacje ubezpieczeniowe pracownicze,
Ø legitymacje zniżkowe dla nauczycieli,
4. Gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzą:
1. Księgowość
2. Sekretariat
3. Stołówka szkolna
4. Pedagog
5. Kadry
§ 2
1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze druków ścisłego zarachowania.
2. W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych, wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.
3. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
– przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu;
– bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapisów druków w księdze druków ścisłego zarachowania;
– oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.
§ 3
1. Jednostka zobowiązuje się umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.
2. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w pomieszczeniu zamkniętym, w miarę możliwości, w kasie lub szafie metalowej pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników.
3. Kierownicy komórek/jednostek organizacyjnych wykorzystujących druki ścisłego zarachowania są zobowiązani do:
– wyznaczenia pracowników obowiązanych do przechowywania, prowadzenia ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania,
– bieżącego kontrolowania stosowania przez pracowników zasad postępowania z drukami ścisłego zarachowania,
– zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przed kradzieżą druków ścisłego zarachowania.
4. Wyznaczony pracownik jest odpowiedzialny za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania. Pracownik podpisuje oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do instrukcji.
§ 4
1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się tak, aby każdy egzemplarz oznaczono kolejnym numerem ewidencyjnym.
2. W przypadku druków broszurowych (w blokach), należy dodatkowo, na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni):
– numer kart bloku: od nr ……… do nr ………;
– liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz podpisem głównego księgowego i dyrektora zespołu.
3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty numeruje się w momencie przyjęcia do magazynu i przychoduje w księdze druków ścisłego zarachowania.
4. Na okładce wpisuje się ilość kart bloku.
5. Po wyczerpaniu bloku, przy wydawaniu następnego, na okładce wpisuje się, w którym z nich druki zostały wykorzystane.
6. Arkusze spisu z natury również traktowane są jako druk ścisłego zarachowania.
7. Kwitariusze przychodowe, które posiadają numery nadane przez drukarnię, przychoduje się w momencie ich zakupu. Przed wydaniem muszą być poświadczone podpisem głównej księgowej i dyrektora zespołu.
8. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania prowadzi się odrębnie dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać: „księga zawiera … stron, słownie … kolejno ponumerowanych i zalakowanych przez osobę upoważnioną, to jest głównego księgowego lub jego zastępcy”.
9. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez kierownika komórki/jednostki o której mowa w § 1 ust. 4. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.
10. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po przedstawieniu zapotrzebowania.
11. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków i zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków.
12. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
– dla przychodu – kserokopia rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia,
– dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej dla odbioru druków.
13. Zapisu w księdze druków ścisłego zarachowania dokonuje się czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.
14. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam”, wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowe, pozostawia się w bloku, a luźne druki przechowuje się w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.
15. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. W każdym przypadku wydaje się tylko jeden bloczek.
16. Zasady rozliczania druków ścisłego zarachowania w jednostce stanowi załącznik nr 2 do instrukcji.
§ 5
1. Druki ścisłego zarachowania podlegają kontroli nie rzadziej niż raz w roku.
2. Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności druków będących na stanie rzeczywistym ze stanem wykazanym w ewidencji druków.
3. Kierowników komórek/jednostek organizacyjnych wymienionych w § 1 ust. 4 zobowiązuje się do kontroli nad właściwą ewidencją i rozliczaniem druków ścisłego zarachowania w podległych im jednostkach.
4. Na dowód stwierdzenia zgodności stanu druków z ewidencją osoba dokonująca kontroli zamieszcza klauzulę o następującej treści: „stwierdza się zgodność stanu druków ścisłego zarachowania według stanu na dzień …………” oraz zamieszcza swój podpis i datę. Klauzulę umieszcza się na ostatniej stronie księgi druków ścisłego zarachowania. Na dzień kontroli wyprowadzony stan druków w księdze ewidencyjnej powinien być podkreślony czerwonym kolorem.
5. Roczną kontrolę druków ścisłego zarachowania przeprowadza komisja inwentaryzacyjna, która jest zobowiązana ustalić stan faktyczny druków w składowaniu wraz ze stanem w księdze druków ścisłego zarachowania.
6. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. Wzór protokołu z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania stanowi załącznik nr 3 do instrukcji.
7. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo- odbiorczym.
§ 6
1. W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania niezwłocznie przeprowadza się inwentaryzację druków i ustala liczbę oraz cechy (numery, serie, pieczęci) zaginionych druków.
2. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
– sporządzić protokół zaginięcia,
– w przypadku zaginięcia czeków, powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał,
– w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić policję.
3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:
– liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,
– dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub parafowanie druków numerowanych we własnym zakresie,
– symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,
– datę zaginięcia druków,
– okoliczności zaginięcia druków,
– miejsce zaginięcia druków,
– nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, numer domu) jednostki ewidencjonującej druki.
4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania, należy sporządzić protokół, który przechowuje się w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
§ 7
1. Likwidacja druków ścisłego zarachowania następuje komisyjnie w jednostce organizacyjnej, która je przechowuje.
2. Komisję, kwalifikującą druki ścisłego zarachowania do likwidacji powołuje Dyrektor Zespołu na wniosek kierownika danej jednostki organizacyjnej.
3. W skład komisji wchodzą 3 osoby, w tym obligatoryjnie pracownik archiwum.
4. Fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania dokonuje się przez pocięcie na niszczarce i przekazanie na makulaturę.
5. Wyżej wymieniona komisja zobowiązana jest sporządzić protokół likwidacji, który przechowuje się w jednostce organizacyjnej likwidującej druki. Wzór protokołu z likwidacji stanowi załącznik nr 4 do instrukcji.
6. Likwidacja druków ścisłego zarachowania powinna odbywać się co najmniej 1 raz w roku.
§ 8
Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Akcja | Osoba | Data |
---|---|---|
Dodanie dokumentu: | Andrzej Zlot | 31-10-2013 21:43:29 |
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | Andrzej Zlot | 22-07-2013 |
Ostatnia aktualizacja: | Andrzej Zlot | 03-11-2013 11:41:53 |